Rekisteri- ja tietosuojaseloste
Tämä on Hyvinkään ja Riihimäen Seudun Karaokeharrastajat ry (Y-tunnus: 2975921-3)

henkilötietolain (10 ja 24 §) ja EU yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) mukainen rekisteri- ja tietosuojaseloste.
Laatimispäivä: 22.3.2019. Päivitetty 9.11.2024.

1. Rekisterin nimi

Hyvinkään ja Riihimäen Seudun Karaokeharrastajat ry jäsenrekisteri

2. Rekisterinpitäjä

  • Nimi: Hyvinkään ja Riihimäen Seudun Karaokeharrastajat ry
  • Sähköpostiosoite: rikaryry@gmail.com

2.1 Rekisteriasioista vastaava henkilö

3. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus / Rekisterin käyttötarkoitus

Henkilötietoja kerätään seuraaviin käyttötarkoituksiin:

  • Yhdistyksen jäsenrekisterin ylläpitoon yhdistyslain (503/1989) 11 § mukaisesti.
  • Jäsenasioiden hoitaminen, tiedottaminen ja tapahtumiin osallistumisen hallinta.
  • Yhdistyksen järjestämien karaokekilpailujen hallinta, mukaan lukien kilpailuihin ilmoittautumiset ja osallistumisen hallinta.
  • Verkkosivuston kautta asiakassuhteiden ylläpito ja sivuston kehittämiseen liittyvät analyysit.

4. Rekisterin tietosisältö

Rekisteriin kerätään seuraavat tiedot:

  1. Jäsenrekisteritiedot:
    • Pakolliset tiedot yhdistyslain (503/1989) 11 § mukaisesti: jäsenen täydellinen nimi ja kotipaikka.
    • Jäsenmaksutiedot (maksusuoritukset).
    • Syntymäaika, jos tapahtuma (esim. risteily) vaatii sen.
  2. Verkkosivujen käyttäjätiedot:
    • Käyttäjän nimi, sähköpostiosoite ja puhelinnumero.
    • Google Analytics -analytiikkatiedot sivuston kehittämistä varten, kuten sivuston kävijämäärät ja käyttäytymisanalytiikka.

5. Rekisterin tietolähteet

Jäsenrekisteriin ja verkkosivustoon liittyvät tiedot saadaan suoraan henkilöltä itseltään jäsenhakemuksilla, ilmoittautumislomakkeilla tai muulla käyttäjän suorittamalla yhteydenotolla.

6. Tietojen luovuttaminen ja tietojen siirto EU tai ETA ulkopuolelle

Rekisteriin tallennettuja tietoja ei säännönmukaisesti luovuteta yhdistyksen ulkopuolelle, eikä myöskään EU-alueen tai ETAulkopuolelle. Käytettävät analytiikkatyökalut, kuten Google Analytics, voivat kuitenkin tallentaa tietoja palvelimille EU ulkopuolelle Googlen tietosuojaselosteen mukaisesti.

7. Rekisterin suojauksen periaatteet

  • Paperimuotoiset tiedot: Säilytetään lukituissa tiloissa, joihin on pääsy vain asianmukaisilla henkilöillä.
  • Sähköiset tiedot: Sijaitsevat käyttäjätunnuksella ja salasanalla suojatussa jäsenrekisterissä.
  • Verkkotapahtumiin kerätyt tiedot: Esimerkiksi tapahtumissa kerätyt syntymäajat tuhotaan välittömästi tapahtuman päätyttyä. Verkkosivuston analytiikkatiedot tallennetaan palvelimille salattuina ja suojattuina.

8. Tarkastusoikeus

Rekisteriin merkitty henkilö voi tarkastaa, mitä tietoja hänestä on tallennettu jäsenrekisteriin ja verkkosivuston rekisteriin. Tietojen tarkastuspyyntö tulee esittää kirjallisesti yhdistyksen hallitukselle.

9. Rekisteritietojen korjaaminen

Rekisterinpitäjä on velvollinen korjaamaan, poistamaan tai täydentämään rekisterissä olevaa, virheellistä tai vanhentunutta henkilötietoa rekisteröidyn henkilön pyynnöstä tai oma-aloitteisesti, ilman aiheetonta viivytystä.

10. Tietojen käsittelyn peruste

  • Jäsenrekisterin tiedot: kerätään yhdistyslain perusteella ja tarpeellisiin yhdistystoiminnan järjestelyihin.
  • Verkkosivuston käyttäjätiedot: kerätään ja käsitellään rekisteröidyn henkilön suostumuksella, ja niitä käytetään asiakassuhteiden ylläpitoon, karaokekilpailujen järjestämiseen sekä verkkosivuston kehittämiseen.